cara membuat izin sekolah

Cara Membuat Izin Sekolah: Panduan Lengkap dan Praktis

Membuat surat izin sekolah adalah keterampilan penting bagi siswa, orang tua, dan wali murid. Surat izin yang baik dan benar memastikan ketidakhadiran siswa di sekolah tercatat resmi dan terhindar dari sanksi atau teguran. Panduan ini akan membahas secara detail cara membuat surat izin sekolah yang efektif, mencakup format, bahasa, alasan yang valid, serta tips tambahan untuk memastikan surat diterima dengan baik.

I. Struktur dan Format Surat Izin Sekolah:

Struktur surat izin sekolah umumnya mengikuti format surat resmi, meskipun dengan sedikit penyesuaian agar lebih personal dan relevan dengan konteks sekolah. Berikut adalah elemen-elemen penting yang harus ada dalam surat izin:

1. Tempat dan Tanggal Penulisan: Letakkan di pojok kanan atas surat. Format tanggal yang umum digunakan adalah [Kota], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]. Contoh: Jakarta, 27 Oktober 2023.

2. Perihal/Subjek: Tuliskan “Surat Izin Tidak Masuk Sekolah” atau “Surat Izin Sakit” (jika alasannya sakit). Ini membantu guru atau staf administrasi sekolah untuk memproses surat dengan cepat.

3. Kepada Yth.: Ditujukan untuk guru kelas atau kepala sekolah. Gunakan format yang sopan seperti “Kepada Bapak/Ibu [Nama Guru Wali Kelas]Wali Kelas [Kelas]Dari [Nama Sekolah]”. Jika tidak mengetahui nama guru wali kelas, gunakan “Kepada Yth. Bapak/Ibu Guru Wali Kelas [Kelas]Dari [Nama Sekolah]”.

4. Salam Pembukaan: Gunakan salam pembuka yang formal dan sopan, seperti “Dengan hormat,”.

5. Isi surat: Ini adalah bagian terpenting dari surat izin. Isi surat harus memuat informasi berikut:

   • Identitas Siswa: Sebutkan nama lengkap siswa, kelas, dan nomor induk siswa (NIS) atau nomor induk siswa nasional (NISN). Contoh: “Saya yang bertanda tangan di bawah ini, [Nama Lengkap Siswa]kelas [Kelas]NIS/NISN: [Nomor Induk Siswa]orang tua/wali murid dari…” (jika surat ditulis oleh orang tua/wali). Jika surat ditulis sendiri oleh siswa yang sudah cukup umur, hilangkan bagian “orang tua/wali murid dari…”
   • Alasan Tidak Masuk Sekolah: Jelaskan alasan mengapa siswa tidak dapat masuk sekolah. Alasan harus jelas, jujur, dan dapat diterima. Contoh alasan yang umum adalah sakit, keperluan keluarga, mengikuti kegiatan di luar sekolah (misalnya, lomba atau pelatihan), atau alasan penting lainnya.
   • Tanggal Tidak Masuk Sekolah: Sebutkan tanggal atau rentang tanggal siswa tidak dapat masuk sekolah. Contoh: “Tidak dapat masuk sekolah pada tanggal 28 Oktober 2023” atau “Tidak dapat masuk sekolah dari tanggal 28 Oktober 2023 sampai dengan 30 Oktober 2023”.
   • Permohonan Izin: Sampaikan permohonan izin dengan sopan. Contoh: “Sehubungan dengan hal tersebut, saya/kami memohon izin kepada Bapak/Ibu agar anak saya/saya diizinkan untuk tidak masuk sekolah pada tanggal tersebut.”
   • Keterangan Tambahan (Opsional): Jika perlu, tambahkan keterangan tambahan yang relevan. Misalnya, jika sakit, sebutkan perkiraan lama sakit atau rencana untuk membawa siswa ke dokter. Jika mengikuti kegiatan di luar sekolah, sebutkan nama kegiatan dan penyelenggaranya.

6. Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang formal dan sopan, seperti “Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.”

7. Tanda tangan dan Nama Lengkap:

   • Jika ditulis oleh orang tua/wali: Letakkan tanda tangan orang tua/wali murid di atas nama lengkap.
   • Jika ditulis oleh siswa (sudah cukup umur): Letakkan tanda tangan siswa di atas nama lengkap.

II. Bahasa yang Baik dan Benar:

Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, formal, dan sopan. Hindari penggunaan bahasa gaul atau bahasa informal. Perhatikan penggunaan tanda baca dan ejaan yang benar. Pastikan kalimat yang digunakan jelas, ringkas, dan mudah dipahami.

III. Alasan yang Valid untuk Surat Izin:

Alasan yang diberikan dalam surat izin harus valid dan dapat diterima oleh pihak sekolah. Berikut adalah beberapa contoh alasan yang umum digunakan:

• Sakit: Ini adalah alasan yang paling umum dan valid. Jika sakit, sebaiknya sertakan surat keterangan dokter (jika ada) sebagai bukti pendukung.
• Keperluan keluarga: Alasan ini bisa mencakup berbagai hal, seperti menghadiri acara keluarga, mengurus administrasi penting, atau membantu keluarga yang sedang sakit. Jelaskan secara singkat keperluan keluarga tersebut.
• Kegiatan di Luar Sekolah: Jika siswa mengikuti kegiatan di luar sekolah yang relevan dengan pendidikan atau pengembangan diri, seperti lomba, pelatihan, atau seminar, ini bisa menjadi alasan yang valid. Sebutkan nama kegiatan dan penyelenggaranya.
• Kematian: Jika ada anggota keluarga atau kerabat dekat yang meninggal dunia, siswa berhak untuk tidak masuk sekolah dan mengikuti prosesi pemakaman.
• Alasan Penting Lainnya: Alasan ini bersifat fleksibel dan bisa mencakup berbagai hal yang dianggap penting oleh orang tua atau wali murid. Namun, pastikan alasan tersebut dapat dijelaskan dengan baik dan dapat diterima oleh pihak sekolah.

IV. Contoh Surat Izin Sekolah (Sakit):

Jakarta, 27 Oktober 2023

Perihal: Surat Izin Sakit

Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Guru Wali Kelas]Wali Kelas [Kelas]Dari [Nama Sekolah]

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini, [Nama Lengkap Orang Tua/Wali]orang tua/wali murid dari:

Nomor: [Nama Lengkap Siswa]
Kelas: [Kelas]
NIS/NISN: [Nomor Induk Siswa]

Memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat masuk sekolah pada tanggal 28 Oktober 2023 karena sakit. Anak saya mengalami [Jenis Penyakit] dan sedang beristirahat di rumah.

Sehubungan dengan hal tersebut, saya mohon izin kepada Bapak/Ibu agar anak saya diizinkan untuk tidak masuk sekolah pada tanggal tersebut.

Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

salam saya,

[Tanda Tangan Orang Tua/Wali]

[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]

V. Contoh Surat Izin Sekolah (Kebutuhan Keluarga):

Jakarta, 27 Oktober 2023

Perihal: Surat Izin Tidak Masuk Sekolah

Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Guru Wali Kelas]Wali Kelas [Kelas]Dari [Nama Sekolah]

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini, [Nama Lengkap Orang Tua/Wali]orang tua/wali murid dari:

Nomor: [Nama Lengkap Siswa]
Kelas: [Kelas]
NIS/NISN: [Nomor Induk Siswa]

Memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat masuk sekolah pada tanggal 28 Oktober 2023 karena ada keperluan keluarga yang mendesak. Kami sekeluarga harus menghadiri acara pernikahan saudara di luar kota.

Sehubungan dengan hal tersebut, saya mohon izin kepada Bapak/Ibu agar anak saya diizinkan untuk tidak masuk sekolah pada tanggal tersebut.

Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

salam saya,

[Tanda Tangan Orang Tua/Wali]

[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]

VI. Tips Tambahan:

• Kirimkan Surat Izin Secepatnya: Idealnya, surat izin dikirimkan sebelum siswa tidak masuk sekolah. Jika tidak memungkinkan, kirimkan surat izin sesegera mungkin setelah siswa tidak masuk sekolah.
• Gunakan Media yang Tepat: Surat izin bisa dikirimkan secara fisik (diserahkan langsung ke guru wali kelas atau staf administrasi sekolah) atau melalui email (jika sekolah mengizinkan).
• Simpan Salinan Surat Izin: Simpan salinan izin tersebut sebagai bukti jika diperlukan di kemudian hari.
• Komunikasikan dengan Guru: Selain mengirimkan surat izin, sebaiknya komunikasikan juga secara langsung dengan guru wali kelas mengenai ketidakhadiran siswa.
• Perhatikan Kebijakan Sekolah: Setiap sekolah mungkin memiliki kebijakan yang berbeda mengenai surat izin. Pastikan Anda mengetahui dan mengikuti kebijakan yang berlaku di sekolah anak Anda.

Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat membuat surat izin sekolah yang efektif dan memastikan ketidakhadiran siswa tercatat resmi. Ingatlah untuk selalu menggunakan bahasa yang sopan, memberikan alasan yang valid, dan mengirimkan surat izin secepatnya.