cara membuat surat izin sekolah smp
Cara Membuat Surat Izin Sekolah SMP: Panduan Lengkap dan Contoh
Membuat surat izin sekolah SMP adalah keterampilan penting yang perlu dikuasai oleh siswa dan orang tua. Surat izin yang dibuat dengan baik mencerminkan tanggung jawab, sopan santun, dan memberikan informasi yang jelas kepada pihak sekolah mengenai alasan ketidakhadiran siswa. Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang cara membuat surat izin sekolah SMP yang efektif, lengkap dengan struktur, format, contoh, dan tips penting.
Struktur Surat Izin Sekolah SMP yang Ideal
Sebuah surat izin sekolah yang baik harus terstruktur dengan jelas dan mudah dibaca. Struktur yang umum digunakan meliputi:
- Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat: Letakkan di pojok kanan atas surat. Menunjukkan kapan surat tersebut dibuat.
- Perihal: Singkat dan jelas, menyatakan tujuan surat (misalnya: “Surat Izin Tidak Masuk Sekolah”).
- Yth. (Yang Terhormat): Ditujukan kepada pihak sekolah, biasanya Wali Kelas atau Kepala Sekolah. Gunakan sapaan yang sopan.
- Salam Pembukaan: Ungkapan salam yang sopan, seperti “Dengan hormat,”.
- Identitas Siswa: Informasi lengkap mengenai siswa yang bersangkutan, meliputi:
- Nama Lengkap
- Kelas
- Nomor Induk Siswa (NIS) atau Nomor Induk Siswa Nasional (NISN)
- Isi surat: Bagian terpenting yang menjelaskan alasan ketidakhadiran. Harus jelas, jujur, dan spesifik. Sebutkan tanggal ketidakhadiran.
- Alasan Ketidakhadiran: Uraikan alasan secara rinci dan logis. Alasan yang umum meliputi sakit, keperluan keluarga, atau mengikuti kegiatan di luar sekolah. Jika karena sakit, sebaiknya sebutkan jenis sakitnya (jika memungkinkan) dan lampirkan surat keterangan dokter jika diperlukan.
- Ucapan Terima Kasih: Ungkapan terima kasih atas perhatian dan pengertian pihak sekolah.
- Salam Penutup: Ungkapan salam yang sopan, seperti “Hormat saya,” atau “Wassalamualaikum Wr. Wb.” (jika relevan).
- Tanda Tangan Orang Tua/Wali: Tanda tangan orang tua/wali sebagai bukti persetujuan dan tanggung jawab.
- Nama Lengkap Orang Tua/Wali: Dicetak jelas di bawah tanda tangan.
Format Surat Izin Sekolah SMP yang Benar
Format surat izin harus rapi dan profesional. Berikut adalah beberapa panduan format yang perlu diperhatikan:
- Kertas: Gunakan kertas berukuran A4.
- Jenis huruf: Gunakan font yang mudah dibaca, seperti Times New Roman atau Arial, dengan ukuran 12.
- Spasi: Gunakan spasi 1.15 atau 1.5 untuk memudahkan pembacaan.
- Batas: Atur margin kiri, kanan, atas, dan bawah sekitar 2.5 cm.
- Kiri Rata: Sebagian besar teks diratakan kiri, kecuali tempat dan tanggal pembuatan surat.
- Bahasa: Gunakan bahasa Indonesia yang baku, sopan, dan mudah dipahami. Hindari penggunaan bahasa informal atau slang.
Contoh Surat Izin Sekolah SMP (Sakit)
[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]
Perihal: Surat Izin Tidak Masuk Sekolah
Yth. Bapak/Ibu [Nama Wali Kelas],
Wali Kelas [Kelas]
SMP [Nama Sekolah]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, orang tua/wali dari:
Nama Lengkap: [Nama Lengkap Siswa]
Kelas: [Kelas]
NIS/NISN: [NIS/NISN Siswa]
memberitahukan bahwa anak saya tersebut tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar di sekolah pada tanggal [Tanggal] karena sakit. Anak saya mengalami [Jenis Sakit, contoh: demam dan batuk].
Sebagai bukti, terlampir surat keterangan dokter (jika ada).
Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
salam saya,
[Tanda Tangan Orang Tua/Wali]
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
Contoh Surat Izin Sekolah SMP (Keperluan Keluarga)
[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]
Perihal: Surat Izin Tidak Masuk Sekolah
Yth. Bapak/Ibu [Nama Wali Kelas],
Wali Kelas [Kelas]
SMP [Nama Sekolah]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, orang tua/wali dari:
Nama Lengkap: [Nama Lengkap Siswa]
Kelas: [Kelas]
NIS/NISN: [NIS/NISN Siswa]
memberitahukan bahwa anak saya tersebut tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar di sekolah pada tanggal [Tanggal] karena ada keperluan keluarga yang mendesak. Kami sekeluarga harus [Jelaskan secara singkat keperluan keluarga, contoh: menghadiri acara pernikahan saudara di luar kota].
Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
salam saya,
[Tanda Tangan Orang Tua/Wali]
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
Contoh Surat Izin Sekolah SMP (Mengikuti Kegiatan)
[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]
Perihal: Surat Izin Tidak Masuk Sekolah
Yth. Bapak/Ibu [Nama Wali Kelas],
Wali Kelas [Kelas]
SMP [Nama Sekolah]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, orang tua/wali dari:
Nama Lengkap: [Nama Lengkap Siswa]
Kelas: [Kelas]
NIS/NISN: [NIS/NISN Siswa]
memberitahukan bahwa anak saya tersebut tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar di sekolah pada tanggal [Tanggal] karena mengikuti kegiatan [Sebutkan nama kegiatan, contoh: lomba cerdas cermat tingkat kabupaten]. Kegiatan ini diselenggarakan oleh [Sebutkan penyelenggara kegiatan].
Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
salam saya,
[Tanda Tangan Orang Tua/Wali]
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
Tips Penting dalam Membuat Surat Izin Sekolah SMP
- Jujur dan Transparan: Berikan alasan yang jujur dan transparan. Jangan berbohong atau mengada-ada alasan.
- Spesifik: Jelaskan alasan ketidakhadiran secara spesifik. Semakin detail informasi yang diberikan, semakin baik.
- Tepat Waktu: Usahakan untuk membuat dan mengirimkan surat izin sebelum siswa tidak masuk sekolah. Jika tidak memungkinkan, segera kirimkan surat izin setelah siswa tidak masuk.
- Perhatikan Tata Bahasa: Gunakan tata bahasa Indonesia yang baik dan benar. Periksa kembali surat izin sebelum dikirimkan untuk menghindari kesalahan penulisan.
- Komunikasikan dengan Sekolah: Selain mengirimkan surat izin, sebaiknya komunikasikan juga dengan wali kelas melalui telepon atau pesan singkat untuk memberitahukan ketidakhadiran siswa.
- Lampirkan Bukti (Jika Ada): Jika ada bukti yang mendukung alasan ketidakhadiran, seperti surat keterangan dokter atau surat undangan kegiatan, lampirkan bersama surat izin.
- Simpan salinan surat itu: Simpan salinan surat izin untuk arsip pribadi.
- Konsisten: Gunakan format dan struktur yang sama setiap kali membuat surat izin.
- Tanggung Jawab Siswa: Ajarkan siswa untuk bertanggung jawab dalam memberitahukan ketidakhadirannya kepada orang tua/wali.
- Kebijakan Sekolah: Pahami kebijakan sekolah mengenai surat izin. Beberapa sekolah mungkin memiliki format atau prosedur khusus yang perlu diikuti.
Dengan mengikuti panduan dan contoh di atas, Anda dapat membuat surat izin sekolah SMP yang efektif dan profesional. Surat izin yang baik akan membantu menjaga komunikasi yang baik antara orang tua/wali dan pihak sekolah, serta memastikan bahwa siswa mendapatkan izin yang sah untuk tidak masuk sekolah.